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Implementierung von easyJOB – Agentursoftware – Teil 3

Nachdem ich mich in Teil 2 mit den Finalisten unserer Recherchen zur Integration einer standardisierten Agentursoftware beschäftigt habe, möchte ich im vielfach nachgefragten Teil 3 über die Realität der Implementierung und unsere Erfahrungen mit easyJOB speziell berichten. Wer die anderen beiden Teile nicht gelesen hat, kann hier (Teil 1) und hier (Teil 2) nachlesen.

Datenmigration ganz easy

Wie es so üblich ist, haben sich im laufe der vergangenen 15 Jahre so einige Daten angesammelt. Angefangen von sporadischen Kontakten aus der Akquisition über tatsächliche Kunden mit über die Jahre wechselnden Ansprechpartnern, neuen Rechnungsadressen und zahlreichen Lieferanten. Wenn wir jetzt einmal ausschließlich über Adressen sprechen. Dieser Punkt war sicher der Mühsamste in der Migration, denn wahrscheinlich jeder hat den Punkt „Konsolidierung der Stammdaten“ irgendwo auf seiner ToDo Liste und prokastiniert hier ebensolange, wie das ToDo existiert.

Wenn es aber einen guten Zeitpunkt für uns gab, dann war es die Umstellung auf easyJOB, da es uns besonders wichtig war, zukünftig mit sauberen Daten zu arbeiten. Ein großer Vorteil ist hier die Möglichkeit von easyJOB, Stammdaten/Adressen mit Hilfe von Excel bequem zu importieren. Vorher lohnt es sich aber, fehlende Informationen im Excel nachzutragen und Adressduplikate nach Möglichkeit vorab zu entfernen.

Struktogramm Stammdaten easyJOB

Stammdatenstruktur in easyJOB

In der Struktur würde ich für einen Import in easyJOB eine Zeile pro Kontaktperson empfehlen. Hintergrund ist die Datenstruktur von easyJOB, wonach einer Adresse beliebig viele Personen zugeordnet werden können, umgekehrt eine Person aber nur einer Adresse. Die Mehrfachzuordnung einer Adresse zu mehreren Debitoren/Kreditoren unterstützt easyJOB zwar, für den Import kann aber nur ein Debitor (oder Kreditor) pro Adresse definiert werden. Mehrfachzuordnungen sind nach dem Import per Hand nachzuziehen. Zum Glück haben wir diese Fälle nicht oft, ansonsten hätte es lästig werden können.

Bei den Leistungsarten haben wir es uns leicht gemacht. Nachdem ja bereits ein existierender Kontenplan in der Buchhaltung existiert, haben wir exakt diesen mit Hilfe einer internen Preisliste abgebildet, um die Kosten einfach zuordnen zu können. Dazu per Hand mehrere Standardpreislisten für unsere Bestands- und zukünftigen Neukunden. Legen wir heute einen neuen Kunden an, wird die Buchhaltungsnummer automatisch vergeben und wir reduzieren den Wartungsaufwand bei der Anlage Dank der Möglichkeit zur Definition eines „Musterkunden“ in der Konfiguration auf ein Minimum (die Adresseingabe), den Rest autovervollständigt easyJOB.

easyJOB Schnittstelle inklusive Stundenerfassung

Für die Verknüpfung mit unserem Ticketsystem/Issue-Manager Mantis haben wir uns etwas Besonderes einfallen lassen. Voraussetzung dafür war zum einen die Lizenzierung des Webservices. Zum anderen haben wir einen ODBC Select verfasst, mit dessen Hilfe wir die Stammdaten und Projektstruktur in easyJOB in Mantis spiegeln, so dass die Agentursoftware seitdem unser führendes System bei der Stammdatenpflege ist.

Darstellung der Informationsflüsse zwischen easyJOB und Mantis

Schnittstelle easyJOB – Mantis

Auf der anderen Seite nutzen wir nun das Webservice, und legen für jedes Issue eine eigene Leistung in easyJOB an, welche in vorbereiteten Gruppen richtig eingeordnet werden kann. Preise werden abhängig von Einstellungen am Projekt UND Kennzeichen am Issue ermittelt. Den Workflow haben wir dabei so umgesetzt, dass mittels Teilautomatisation Updates laufend mit jeder Änderung im Issue einfließen und ersparen uns damit signifikant Aufwände in der Vorbereitung zur Rechnungslegung. Die in der Agentursoftware von Haus aus gelieferte Abrechnungslogik verhindert in in einem weiteren Schritt, dass wir versehentlich zu viel oder zu wenig abrechnen (vorausgesetzt, die Parameter im Issue sind definiert, z.B. Verrechnung nach Aufwand vs. Verrechnung laut Angebot).

Kalender Synchronisation

Nachdem Outlook im täglichen Leben immer noch ein wichtiges Tool sowohl für Projektmanager als auch Entwickler ist, nutzen wir den in easyJOB vorhandenen Jobassistenten zum Export aller Termine zusammengefasst in einem iCal-Abo, das wir wiederum in Outlook zur Anzeige importieren. Das ermöglicht es uns, Urlaube, Homeoffice Tage und Krankenstände innerhalb der Agentursoftware zu dokumentieren (was wiederum den Komfort der automatischen Stundenerfassung ermöglicht), während persönliche Termine weiterhin von einzelnen Mitarbeitern in Outlook für die Kollegen sichtbar eingepflegt werden.

Eindrücke bei der Nutzung

In der täglichen Anwendung gibt es eigentlich keine gröberen Überraschungen. easyJOB läuft auf unserem internen Microsoft Server zuverlässig und stabil, die ca. im Quartal erscheinenden Updates werden auf Anfrage immer rasch eingespielt. Selbst nach dem jüngsten „Facelift“ gewinnt die Agentursoftware zwar noch keine Designpreise, aber das war ohnehin kein ausschlaggebendes Kriterium für unsere Entscheidung zu easyJOB. In der Anwendung gab es viel positives Feedback rund um die Stundenerfassung im Dashboard auf der Startseite, die Abrechnung und das Projekt-Controlling verlaufen nun um ein vielfaches einfacher und schneller. Sehr zu empfehlen ist hier aus unserer Sicht das Zusatzmodul des eDV Layout Editors, mit dem wir individuelle Tabellen im Jobcenter gestalten können, was uns wiederum hilft auf einen Blick einen Eindruck zum Projektstatus zu bekommen.

Fazit & Ausblick

In kritischen Punkten hat easyJOB uns während der Implementierung nicht enttäuscht. Das erste Jahr der Nutzung war im Setup der Projekte zugegeben etwas chaotisch, da wir noch nicht den besten Weg für uns gefunden hatten. Mit diesen Erfahrungen haben wir jedoch einen guten Weg für 2017 definiert, wodurch die Arbeit für alle Beteiligten einfacher und angenehmer geworden ist. Die Kernimplementierung ist damit quasi abgeschlossen und die internen Prozesse für einen reibungslosen Ablauf optimiert. Am Horizont verfolgen wir mittlerweile das Komfortwünsche, z.B. die Adressen aus easyJOB als führendem System in Outlook verfügbar zu machen, unseren agilen Workflow (Scrum) in easyJOB abzubilden und wir evaluieren die Möglichkeiten, welche die integrierte Ressourcenplanung von easyJOB in Kombination mit dem Angebotswesen mit Hilfe von Musterjobs bietet.

Noch Fragen?

Falls noch Fragen auftauchen, beantworte ich sie gerne in den Kommentaren oder per Mail an d.ihl@limesoda.com.

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