Unser Projektmanagement
Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick zu unserer Arbeitsweise und unserem Projektmanagement. Hier finden Sie Abläufe und Hintergründe unserer Projektorganisation.
Was wir für Sie tun
Je nachdem, an welcher Stelle Sie uns in Ihr Projekt holen, begleiten wir Sie bereits ab der Planungsphase oder sorgen beispielsweise am anderen Ende für die laufende Wartung bei Verkaufsförderung, Technik, Social Media und Content oder im Suchmaschinen- bzw. Online Marketing. Die Abbildung zeigt die typische Abfolge der Projektphasen bei einer Erstumsetzung eines LIMESODA-Projektes. In der laufenden Betreuung stehen immer alle Abteilungen zu Ihrer Verfügung. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind fix angestellt. Daher sind auch die Spezialistinnen und Spezialisten persönlich verfügbar.
Kundenfeedback
Die Herausforderung
Dies ist ein sehr wichtiger Punkt: In Kundenumfragen erhalten wir regelmäßig das Feedback, dass eine aktive Betreuung erwünscht ist. Wir also auf notwendige Maßnahmen hinweisen oder Servicearbeiten erledigen. Andererseits bergen Rechnungspositionen abseits der exakt bestellten Dinge großes Diskussionspotential. Wir befinden uns dabei in einer Zwickmühle. Analysieren wir laufend Ihr Projekt und weisen auf Dinge hin, die "gemacht gehören", entsteht viel Aufwand. Werden die dann nicht beauftragt, machen weitere Vorschläge mit der Zeit keinen Sinn mehr.
Dinge wie Qualität, Performance und das Erhalten der Updatefähigkeit erfordern laufende Arbeiten, deren einzelner Nutzen nicht immer sichtbar ist. Ähnlich wie bei einem Garten: Einmal nicht Gießen, ein bisschen später Rasenmähen oder nicht Unkraut zu zupfen ist kein Drama. Vernachlässigt man diese Dinge aber laufend, muss man irgendwann alles neu anpflanzen. Bei Webprojekten sind dies Dinge wie Sicherheitsupdates (z.B. Magento, TYPO3 oder WordPress), Versionsupgrades, Update der PHP-Version, Anpassung an rechtliche Rahmenbedingungen, Verbesserungen an Entwicklungsumgebungen oder die Ergänzung automatischer Prozesse und Tests. Unangenehmer Weise können Updates zu unerwarteten Problemen führen. Das ist der Preis von kostenlos zur Verfügung gestellten Softwareteilen. Je regelmäßiger man Wartungsarbeiten durchführt, desto geringer ist aber das Risiko.
Wir sind an einer aktiven Betreuung und damit Wertsicherung Ihres Projekts interessiert. Ohne diese Arbeiten können wir Ihr Projekt langfristig nicht betreuen. Wir informieren Sie gerne über die Notwendigkeit und die zu erwartenden Auswirkungen von Wartungsarbeiten abseits Ihrer Änderungswünsche.
Software Updates
Was ist das und wozu braucht man es?
Für aktuelle Software-Versionen erscheinen in unregelmäßigen Abständen Sicherheitsupdates (Security-Patches). Diese schließen Sicherheitslücken und müssen daher relativ kurzfristig eingespielt werden. Der Aufwand variiert je nach Patch, ist in der Regel aber eher in Stunden als Tagen zu messen. Unabhängig davon werden immer wieder Versionsupgrades veröffentlicht. Bei TYPO3 nach einem fixen Release-Plan, bei Magento oder WordPress in unregelmäßigen Abständen. Bei diesen Upgrades kommen auch neue Features hinzu. Der Aufwand ist davon abhängig, wie groß die Änderungen sind und ob irgendwelche alten Funktionen nicht mehr unterstützt werden. Meistens geht es eher um Tage als Stunden. In seltenen Fällen ist wegen komplettem Technologiewechsel kein Upgrade möglich. Von Magento 1 auf Magento 2 umzusteigen, bedeutet beispielsweise eine Neuprogrammierung.
Manche Systeme wie WordPress können auf automatische Updates konfiguriert werden. Dennoch müssen Änderungen überprüft und Entwicklungsumgebungen mitgezogen werden. Bei TYPO3 oder Magento werden Bugfixes und Versionsupgrades in jedem Fall manuell durchgeführt. Sind Drittanbieter-Module (Plugins, Extensions) im Einsatz, muss geprüft werden, ob auch diese mit der neuen Programmversion kompatibel sind. Manchmal muss hier etwas angepasst werden.
PHP ist die Programmiersprache, mit der die serverseitigen Programmteile von Magento, TYPO3 oder WordPress erstellt werden. Für eine sichere und schnelle Website ist es notwendig, PHP auf dem aktuellen Stand zu halten (siehe Zeitplan für unterstützte Versionen). Die Umstellung erledigt Ihr Provider. Zuvor müssen wir aber testen, ob alle Teile Ihres Systems kompatibel sind. Manchmal sind hier Anpassungsarbeiten notwendig. Jedenfalls ist Voraussetzung, dass Ihr Magento, TYPO3 oder WordPress auf der neuesten Programmversion läuft.
Unsere Lösung
Mit User Experience Design (UX) wird die Ausrichtung aller Arbeiten an den Bedürfnissen Ihrer Kundinnen und Kunden bezeichnet. Wenn wir die Zielgruppen und deren Bedürfnisse genau kennen, wissen wir auch, wie Layout, Design und Funktionen gemacht werden sollten.
Weil die beste Planung nie alle Umstände vorhersehen kann, haben wir uns zu einer agilen Arbeitsweise in überschaubaren Teams von 4-9 Spezialistinnen und Spezialisten entschieden. Sogenannte Scrum-Teams. Je nach Projekt starten wir mit mehr oder weniger konkreten Vorgaben. In wöchentlichen "Sprints" planen wir alle Arbeiten für eine Woche voraus und arbeiten diese dann möglichst unterbrechungsfrei ab. Diese Arbeitsweise hat viele Vorteile, die wir gerne auch persönlich erklären!
Damit wir die komplexen technologischen Herausforderungen an Webprojekte nachhaltig lösen können, setzen wir auf technische Standards. Das reduziert die "technische Schuld". Also die Konsequenzen von schlechter oder veralteter Software. Solche technischen oder organisatorischen Maßnahmen sind z.B. Coding Guidelines, die Beachtung von systemspezifischen Best Practice Regeln, die Automatisierung von Entwicklungsprozessen, Vorgabe von Testprozessen, strukturierte Auftragsbearbeitung, regelmäßige Softwareupdates, Schulungsmaßnahmen, IT-Security u.v.m. Dies ist der Grund, warum wir immer wieder auch Maßnahmen abseits von Ihren Änderungswünschen durchführen müssen.
Die Konzeption für Ihr Projekt
In der Konzeptphase für Webprojekte erarbeiten wir aus Ihrem Briefing zuerst die Informationsarchitektur (IA)und daraus die Sitemap und die sogenannten Wireframes. In der Informationsarchitektur werden alle Inhalte klassifiziert und kategorisiert. Um Fragen wie
"Worum geht es auf dieser Website?", "Was habe ich davon?", "Wo befinde ich mich auf dieser Website?"
beantworten zu können. Die Sitemap und die Wireframes zeigen dann schon exakt, welche Inhalte auf welchem Seitentyp in welcher Größe stehen werden. Sie bilden nach Ihrer Freigabe die Grundlage für die nachfolgende Designphase. Jede Phase baut auf dem Ergebnis der letzten auf. Sie müssen daher die wichtigsten Inhalte von Ihrer Seite zu Projektbeginn bereit haben.
Und aus der iterativen Vorgangsweise folgt auch, dass
"Machen Sie uns vorab drei Designvorschläge und wir suchen uns dann einen aus"
nicht funktioniert. Weil dies ein Raten wäre und keine professionelle Entwicklung.
Wie das Design entsteht
Aufbauend auf Wireframes und Sitemap entwickeln wir das endgültige Screendesign und damit die Grundlage für die Programmierung. Wir starten mit dem Grunddesign, bestehend aus Startseite und einer Unterseite. Nach einem Korrekturlauf erstellen wir die weiteren Seitentypen. Nach einem weiteren Korrekturlauf stellen wir alles fertig und erbitten Ihre Freigabe. Erst dann kann die Programmierung starten. Der Aufwand für nachträgliche Änderungen steigt mit jeder Phase. Der geringste Aufwand entsteht bei den Wireframes, der meiste, wenn bereits mit der Programmierung begonnen wurde.
Unsere agile Arbeitsweise (Scrum)
Scrum bedeutet agiles Projektmanagement und wird bei LIMESODA seit Mitte 2017 eingesetzt. Wir arbeiten damit schneller und effizienter und können Ihnen dadurch auch genauer voraussagen, wann was fertig wird.
Unsere Entwicklung ist in fünf Teams organisiert (2x TYPO3, 2x Magento, 1x WebApps). Durch die Teameinteilung kombinieren wir die Vorteile einer größeren Organisation (Spezialisierung, Verlässlichkeit, ...) mit jenen von kleinen Einheiten (Flexibilität, Geschwindigkeit). Ihr Projekt ist in der Regel einem fixen Team zugeordnet. Bei sehr großen Projekten oder mehreren eingesetzten Technologien können es auch zwei sein.
Jedes Team führt montags die Wochenplanung ("Sprintplanung") durch. Dabei stellen die Projektmanager den Entwicklungsteams die anstehenden ToDos für laufende Kundenprojekte in priorisierter Reihenfolge vor. Das Team schätzt die Dauer der Arbeiten und entscheidet autonom, wie viele Aufgaben innerhalb der kommenden Woche erledigt werden können. Auch ein Puffer für ungeplante Tätigkeiten (z.B. Bugfixes) wird eingeplant. Alle Anfragen, die während der Woche einlangen, werden bis zur nächsten Wochenplanung bereits vorab gesichtet ("refined"), damit allfällige Rückfragen rechtzeitig geklärt werden.
Tägliche Abstimmungsgespräche ("Daily Stand-Up", Dauer 5-10 Minuten) zwischen Projektmanagement und Entwicklung sorgen für den notwendigen Informationsaustausch und die frühe Eskalation allfälliger Probleme.
Ziel jedes Sprints ist es, alle geplanten ToDos zu erledigen. Die Projektmanager sorgen dafür, dass nur solche Dinge "ungeplant" dazu kommen, die nicht auf den nächsten Sprint warten können.
Wir nutzen moderne Software für die Projektabwicklung
Live-Deployments (= Liveschaltung) werden in der Regel von Montag bis Donnerstag geplant. So bleibt genug Zeit vor dem Wochenende, um bei Problemen reagieren zu können. Hierbei achten wir darauf, dass vor allem kritische Deployments nicht kurz vor Büroschluss durchgeführt werden. Zudem versuchen wir, Deployments vor Feiertagen zu verhindern, um bei eventuell auftretenden Problemen oder Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Größere Livegänge werden zuerst von Ihnen freigegeben und die Liveschaltung in Abstimmung mit Ihnen geplant.
Nein, wir verwenden für jedes Projekt die sinnvollste Methode. Während wir uns intern zwar agil organisieren, bemerken Sie das im Projektablauf nur bedingt. Im reinen Scrum hätten wir wöchentlich mehrere gemeinsame Meetings mit Ihnen und die Anforderungen wären zu Projektbeginn nicht exakt ausdefiniert. Dies kommt nur vereinzelt in Projekten vor. Meist arbeiten wir eine vereinbarte Feature-Liste ab. Wir arbeiten immer an der weiteren Verbesserung unserer Prozesse und berücksichtigen auch Ihre Bedürfnisse. In der Regel arbeitet aber jedes Team gleichzeitig für mehrere Kundinnen und Kunden. Wir blocken die Arbeiten weitgehend, um das zeitraubende Hin- und Herspringen zu reduzieren.
Sprint: Die Zeitspanne, in der wir die geplanten ToDos umsetzen. Dauer bei uns: 1 Woche (Dienstag - Montag)
Sprintplanung: Meeting für die Planung mit dem gesamten Team, welche ToDos umgesetzt werden. Wann: Montag
Daily Stand-Up: Unsere täglichen, kurzen Abstimmungsmeetings in jedem Team (5-10 min).
Scrum Master: Jene Person, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess für jedes Team steuert und allfällige Hindernisse beseitigt. Außerdem achtet der Scrum Master auf die Einhaltung aller Scrum-Regeln und stellt so einen geordneten Sprint-Ablauf sicher.
Issue: So bezeichnen wir intern unsere im Projektmanagement-Tool (Issue-Tracker) erfassten Aufgaben.
Deployment: Als Deploy bezeichnen wir das Übertragen von Änderungen vom Entwicklungs- über den Test- auf den Liveserver. Dabei laufen automatische Qualitätssicherungsprozesse ab. In der Regel führen wir keine Deployments gegen Ende der Arbeitswoche durch um den Betrieb der Website am Wochenende nicht zu gefährden.
Fallweise Anfragen bitte an schicken. Das Projektmanagement-Team kümmert sich um schnellstmögliche Bearbeitung. Im Zuge von durchgehend laufenden Umsetzungs- oder Wartungsarbeiten haben Sie zusätzlich eine:n direkte:n Ansprechpartner:in.
Wir bearbeiten und beantworten Anfragen so schnell wie möglich. Arbeiten werden kundenübergreifend nach Dringlichkeit priorisiert und eingeplant. Kund:innen mit laufenden Servicevereinbarungen gehen vor. Unsere Sprints dauern eine Woche, Planungstag ist Montag. Ihre Wünsche müssen bis Donnerstag einlangen, damit sie bis Montag aufbereitet und bei Kapazität in der nächsten Woche abgearbeitet werden können. Die Einteilung innerhalb einer Woche wird im Team autonom nach Maßgabe der höchsten Effizienz getroffen. Im Regelfall kann das Projektmanagement daher nur eine Kalenderwoche für die Umsetzung zusagen, nicht aber einen bestimmten Tag. Dinge wie Störungen und langfristig auf ein Datum geplante Livegänge von Websites oder Features sind hier natürlich ausgenommen.
Ich brauche das sofort!
Eine der wichtigsten Faktoren für qualitätsbewusste Softwareentwicklung ist eine möglichst unterbrechungsfreie Arbeit. Es dauert ein Vielfaches der eigentlichen Unterbrechung, bis wir wieder konzentriert an der Stelle weiterarbeiten können, an der die Arbeit unterbrochen wurde. Daher planen wir Aufgaben für eine Woche voraus. Natürlich können kritische Ereignisse ungeplante Arbeiten erfordern. Wir unterscheiden hier Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ein weiteres Kriterium ist die sogenannte Cost of Delay. Also die Frage: "Wie viel kostet es, wenn die Arbeit später durchgeführt wird?". Die Antwort wird bei der Änderung einer Button-Farbe anders ausfallen, als wenn in einem Webshop die Bezahlfunktion nicht funktioniert. Daher kategorisieren wir neu eintreffende Aufgaben wie Bug-Meldungen oder Change-Requests nach ihrer Dringlichkeit (Severity Level). Nachfolgende Grafik zeigt unsere Vorgehensweise:
Übersichtliche Abrechnung
Alle LIMESODA-MitarbeiterInnen führen eine sehr genaue Zeiterfassung - sowohl für Kundenprojekte als auch für interne Aufgaben. Alle Aufträge werden vom Projektmanagement in detaillierte Aufgaben zerlegt und den entsprechenden SpezialistInnen zugewiesen. Die Aufgaben-Erfassung (Issue-Tracking) ist mit der Zeiterfassung gekoppelt. So wird genau erfasst, wie viel Zeit für welche Aufgabe auf welchem Projekt verbraucht wurde. Auf der meist monatlichen Abrechnung sind alle durchgeführten Arbeiten detailliert ausgewiesen.
Wann und wie Sie uns erreichen
Bei der Neuerstellung von Projekten haben Sie eine:n fixe:n Projektmanager:in plus Vertretung, welche:r Sie durch das gesamte Projekt begleitet. Sofern wir bei Wartungsprojekten vertraglich nichts Gesondertes vereinbart haben, läuft die Betreuung dann über eine Support E-Mail-Adresse. Empfänger ist hier das gesamte Projektmanagement-Team. Dadurch sind Sie unabhängig von der Erreichbarkeit einer einzelnen Person und Ihre Anfragen werden so rasch wie möglich von der geeignetsten, verfügbaren Person bearbeitet. Auch telefonisch erreichen Sie das Projektmanagement österreichweit unter +43 5 1740-0 bzw. den Durchwahlen der Projektmanager:innen. Unsere Bürozeiten sind Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr, meistens ist aber auch schon davor und danach jemand da. Darüber hinaus haben Sie bei Webprojekten immer auch einen direkten Kontakt zur 24/7-Hotline Ihres Hostingproviders. Bei Website-Ausfällen außerhalb der Geschäftszeiten kümmert sich der Provider um die Behebung. Weitere Informationen zu unserer Basis-Servicebereitschaft finden Sie in unseren AGB. Darüber hinausgehende Service Level Agreements (SLA) vereinbaren wir gerne vertraglich.
Datenschutz
Unser Ziel ist der Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kundinnen und Kunden. Dafür achten wir in unserer Entwicklung und im Umgang mit personenbezogenen und sonstigen Daten penibel auf bestmögliche Sicherheitsmaßnahmen. Hier einige Beispiele:
- Automatische Anonymisierung relevanter Daten in Entwicklungsumgebungen (z.B. Kundendaten)
- Sperren der Backend-Zugänge (z.B. nur IP-basierter Zugriff auf die Backend-URL, zusätzliche Passwortabfrage, 2-Faktor-Authentifizierung oder Ähnliches)
- Löschen von nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten
- Passwörter werden aus E-Mails entfernt und nicht als Klartext in E-Mails versandt
- Löschen von User-Zugängen, die nicht im System benötigt werden
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung oder auf unserer Seite zum Thema datenschutzkonforme Website.
Juchhu, DSGVO
Regen wir uns nicht auf. Lösen wir das Problem
Ja, wenn Sie einen Digitalauftritt haben. Wir sparen uns die allgemeine Aufklärung für Ihre internen Maßnahmen, die Sie sicher schon 10x erhalten haben und welche die WKO gut zusammengefasst hat. Wir klären lieber gleich die konkreten Schritte für Ihr Digitalprojekt. Bitte weiterlesen :-)
Sie sind verantwortlich für die Auswahl Ihrer Dienstleister. Wir setzen auf eine Vielzahl an technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die Ihre und die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden bei uns schützen. Alle Informationen dazu finden sich in unserer Datenschutzerklärung.
In den meisten Fällen lautet die Antwort: Nein. Das liegt daran, dass wir Ihren Digitalauftritt nicht hosten und auch keinen Auftrag und keine Veranlassung haben, irgendetwas mit den personenbezogenen Daten Ihrer Kunden zu tun. Der bloße Umstand, dass wir auf die Daten Zugriff haben, ist keine Datenverarbeitung. Hier können wir bei Bedarf eine einfache Vertraulichkeitserklärung abschließen. Aufträge über Wartung oder Prüfung von IT-Systemen stellen keine Auftragsverarbeitung dar, sofern Gegenstand des Vertrages keine Datenverarbeitung ist, sondern allein auf die Supportleistung abzielt. Diese Übersicht bietet Hilfestellung:
Wann ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig?
- Website ohne Formulare
- Website mit Kontaktformular oä
- Newsletter – Sie versenden Mailings selbst
- Suchmaschinenmarketing (SEO/SEA)
- Social Media Marketing
Wann sollten Sie einen Vertrag abschließen?
- Newsletter – Wir erledigen Adressimport und Versand
- Webshop – Wir prüfen Bestellprobleme o.ä.
Für Websites/Webshops mit Formularen: Anonymisierung von Testdaten
Wir empfehlen die Anonymisierung aller personenbezogenen Daten Ihrer Website-/Webshop-BesucherInnen, bevor diese auf unsere lokal gehosteten Entwicklungsumgebungen gespielt werden. So sind die Ihnen anvertrauten Daten bestens geschützt. Wir werden in den kommenden Tagen ggfls. mit einem auf Ihre Bedürfnisse individuell zugeschnittenen Angebot auf Sie zukommen!
Identitätsnachweis als Sicherheitsmaßnahme
Sollten Sie einmal mit einem anderen unserer Ansprechpartner als üblich in Kontakt stehen, der Sie nicht persönlich kennt, kann es passieren, dass Sie dieser vor der Übermittlung von Daten zu Ihrem Projekt um einen Identitätsnachweis ersucht. Bitte um Verständnis dafür! Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, die Ihrem Projekt zugutekommt und verhindert, dass Ihre Daten unbeabsichtigt in falsche Hände gelangen.
Ich habe noch Fragen
Kein Projekt ist wie das andere, keine Anforderung "Standard" und geschriebene Texte ersetzen kein Gespräch. Das wissen wir und besprechen Ihr Anliegen jederzeit gerne persönlich! Wir finden eine Lösung.