Die Qual der Wahl – Agentursoftware – Teil 2
10.06.2015 (Bearbeitet am 15.09.2023) von David
Während ich in Teil 1 darüber berichtet habe, wie wir trotz hervorragender Entwicklungskompetenzen zur Entscheidung für den Einsatz einer ERP-Lösung eines Drittanbieters gelangt sind, widmet sich dieser Beitrag der Suche, Eingrenzung, dem Vergleich und letztendlich der Entscheidung für einen der ausgewählten Anbieter.
Anbieter von Agentursoftware
Sucht man bei Google nach logischen Begriffen wie „Agentursoftware„, bekommt man recht schnell eine mehr oder weniger vollständige Auswahl verschiedener Anbieter im deutschsprachigen Raum. Einen ersten guten Zugang bieten hier Links von Netscout.ch oder Agentursoftware-Guide.de. Liest man sich darauf folgend die ersten Programmbeschreibungen auf der Website des Anbieters durch, bekommt man zwar einen guten ersten Eindruck, eine Entscheidung ist an dieser Stelle jedoch noch nicht möglich. Auch eine Suche nach Erfahrungsberichten erweist sich als nicht zufriedenstellend, da die „aktuellsten“ Suchergebnisse zu diesem Thema aus dem Jahr 2012 stammen. Nachdem wir eine Menge Fragen zu technischen Details für die Abbildung unserer Prozesse hatten, war für uns klar, dass wir eine Produktpräsentation von ausgewählten Anbietern bevorzugen würden.
Kriterien zur Auswahl
Da wir nicht ewig Zeit mit dem Vergleich aller Anbieter verbringen wollten, entschlossen wir uns dazu, nach einem oberflächlichen Screening drei Anbieter bezüglich einer detaillierten Produktpräsentation zu kontaktieren. Ausschlaggebend für die Auswahl waren 4 Punkte:
- Beständigkeit des Anbieters: Wie lange agiert er am Markt, macht es den Eindruck als ob die ERP-Software noch viele Jahre mit Updates und Erweiterungen weiterentwickelt wird
- Informationsgehalt der Website: Wieviel Information gibt der Anbieter auf seiner Website preis. Die Kosten sind hier gar nicht so wichtig, vielmehr geht es um Punkt 3, nämlich…
- Funktionsvielfalt: Beschreibt der Anbieter explizit Funktionen, die wir auf unserer Wunschliste haben und spiegelt der Ablauf in der Software unsere Prozesse wieder?
- Referenzen: Die Werbebranche ist klein, man kennt sich, man redet miteinander. Insofern haben wir uns im Umfeld umgehört bzw. uns die Referenzen der Anbieter angesehen und so die folgenden drei Anbieter für eine nähere Betrachtung ausgewählt.
Der Vergleich macht schlau
Proad
www.proadsoftware.com
Proad punktet durch eine ausgesprochen ausführliche Website und ist mit über 25 Jahren einer der beständigsten Anbieter am Markt. Besonders interessant für uns: Mit dem Modul PROAD IT bietet das Unternehmen einen integrierten Issue-Manager und war damit auf der Suche nach einer All-in-one Lösung ein naheliegender Kandidat.
- Konzept: Proad wird als Webapplikation aufgerufen und simuliert innerhalb eines Tabs ein „Multiwindowsystem“, mit dem es möglich ist, mehrere Programmzweige auf einmal zu öffnen.
- Design: Informationen werden pragmatisch, simpel und überwiegend tabellarisch aufbreitet, womit das Design sehr übersichtlich ist.
- Usability: Man startet von einem individualisierbaren Dashboard in die einzelnen Programmbereiche. Auf Grund der Tabs benötigt man eine gewisse Einarbeitungszeit bis man sich intuitiv zurecht findet.
- Stärken: Proad ist der einzige von uns recherchierte Anbieter, der sich Gedanken über die Integration eines Ticket-Systems gemacht hat, welches in vielen Online-Agenturen zum Einsatz kommt. Damit positionieren sie sich als potentieller All-in-one Anbieter für Online-Agenturen. Außerdem: eigene Strukturen können über individuelle Tabs in den Projekten verhältnismäßig einfach abgebildet werden.
- Schwächen: Aus Sicherheitsgründen wird ein Konzept verfolgt, dass keine Deeplinks vorsieht. Zudem werden Files nicht physisch am Server abgelegt, sondern in der Datenbank gespeichert.
Troi
www.troi.de
Auf Troi sind wir auf Grund einer Empfehlung im beruflichen Umfeld aufmerksam geworden. Das Unternehmen ist seit 2001 am Markt und war für uns insbesondere auf Grund ihres „Troi Webmailers“ zur vollständigen Integration des Mailverkehrs interessant, da wir bisher mit relativ viel Aufwand den kompletten Mailverkehr dokumentieren und Attachments zentral archivieren und diesen Prozess gerne vereinfachen würden.
- Konzept: Troi wird ebenfalls als Webapplikation aufgerufen und verfolgt ein Single-Window-Prinzip.
- Design: Der Fokus liegt sehr klar auf Ästhetik, das Design wirkt sehr aufgeräumt.
- Usability: Wer schon einmal mit Filemaker gearbeitet hat, dürfte mit dem Usability Konzept schnell vertraut sein. Für alle anderen könnte die Übersicht zunächst ein wenig leiden, weil manche Informationen erst mit zusätzlichen Klicks sichtbar werden.
- Stärken: Sieht im Vergleich zu den anderen Lösungen am Besten aus. Zudem kann jede Leistung als Fremdleistung behandelt werden und Troi wirbt mit einem Outlook-Plugin zur Ablage der Mails (wurde in der Präsentation leider nicht gezeigt).Nach Angaben des Herstellers existiert eine Schnittstelle zu Jira.
- Schwächen: Usability-Konzept ist gewöhnungsbedürftig und Troi nimmt nur bedingt auf unsere speziellen Bedürfnisse Rücksicht.
easyJOB
www.because-software.com
easyJOB ist wie Proad ebenfalls mit über 25 Jahren ein äußerst beständiger Entwickler am Markt. Mit meiner beruflichen Vergangenheit hatte ich zu Beginn meiner Recherche zumindest einen groben Überblick dessen, was man sich von dieser Agentursoftware erwarten kann, weshalb wir es uns für unsere Zwecke ebenfalls genauer angesehen haben.
- Konzept: Verfolgt ein Konzept, dass stark auf den Einsatz mehrerer Fenster setzt. Wenn man nicht aufpasst, kann darunter wie beim Surfen im Web die Übersicht leiden.
- Design: Inhalte werden ebenfalls pragmatisch und überwiegend tabellarisch dargestellt. Fokus liegt klar auf Funktion vor Design.
- Usability: Anfänger können sich von der Funktionalität erschlagen fühlen, sofern nicht benötigte Bereiche nicht ausgeblendet werden. Mit zunehmender Einarbeitung lernt man die Fülle an Detailfeatures zu schätzen.
- Stärken: Ist flexibel genug, um sehr komplexe Workflows mit relativ geringer „Reibungshitze“ abbilden zu können und bietet eine gute E-Mail Integration samt Dokumentenerwaltung. Als österreichische Agentur ist zudem die lokale Nähe des Entwicklers ein Vorteil.
- Schwächen: Auf Grund des Usability Konzepts zum Teil kompliziert in der Bedienung. Usability ist an einigen Stellen klar schwächer als beim Konkurrenten. Das Multi-Window-Konzept polarisiert zudem.
Entscheidung für easyJOB
Troi schied im Vergleich zu den beiden Anbietern relativ früh aus, da es für unsere Anforderungen zu unterdimensioniert wirkt. Zwar werden bis auf den Issue-Manager für alle Funktionen eine Lösung geboten, jedoch würde uns das Usability Konzept zu Änderungen im Workflow zwingen, hier muten Proad und easyJOB flexibler an.
Beim Issue-Manager von Proad stellten wir im Lauf der Präsentation fest, dass das Feature funktional noch nicht ausgereift genug ist, um ein etabliertes Ticket System zu ersetzen, weshalb das Argument für Proad als All-in-one Anbieter wegfiel. Außerdem war für uns das Festhalten am Konzept ohne Deeplinks und die in der Datenbank integrierte Dokumentenstruktur ebenfalls nicht die optimalste Lösung.
easyJOB selbst überzeugte hier letzten Endes mit seiner Offenheit und Flexibilität. Flexibilität, die es uns ermöglicht, viele Workflows ohne nennenswerte Umstellungen beibehalten zu können. Und Offenheit in Form einer SOAP-Schnittstelle, womit wir uns auf Basis einer bereitgestellten Dokumentation eine eigene Überleitung von Mantis nach easyJOB entwickeln können und so steuern, nach welchen Regeln Stunden, Projekte und Leistungen von easyJOB nach Mantis und retour zusammengeführt und für die Abrechnung vorbereitet werden können.
To be continued
Wie geht es nun weiter? Nachdem wir uns nun für einen Anbieter entschieden haben, steht als nächstes die Implementierung, beginnend mit der Übernahme der Stammdaten und dem Grundsetup an. Insofern werde ich bei Gelegenheit in meinem nächsten Beitrag einige unserer Erfahrungen bei der Implementierung, insbesondere bei der Anbindung mit unserem Issue-Management System „Mantis“ im Detail vorstellen.
Kommentare
Hey David, sehr informativ. Zunächst Danke! Habt Ihr Euch hellohq.io mal angesehen und Feedback hierzu. Wäre spannend für uns. Liebe Grüße!
Hallo Vanessa,
hellhq.io haben wir uns nicht angesehen, das ist bei meinen Recherchen damals nicht aufgetaucht.
Habe mir aber jetzt die Zeit genommen und die Website angesehen.
Das Interface ist wie immer Geschmackssache, sieht aber aufgeräumt und responsive aus (auch wenn wir bei LimeSoda keinen Mobile Usecase für die Software haben). CRM/Newbusiness sieht auch nett aus, wäre für uns die spannende Frage gewesen, wie das mit der REST-Schnittstelle bespielt werden kann, da wir hier stark mit unserem Ticketsystem arbeiten.
Die Ressourcenplanung würden wir vermutlich nicht nutzen. Das gibt es genauso auch in easyJOB, hat uns nicht geholfen, bzw. der Aufwand für die Pflege war zu hoch (in einem agilen Environment). Wir testen da gerade eine andere Visualisierung als ein Flowchart.
Das Belegewesen würde zumindest lt. Funktionsbeschreibung unsere Ansprüche erfüllen.
Controlling haben wir in easyJOB stark individualisiert, der Standard wie bei hellohq würde uns nicht reichen.
Die Rechteverwaltung mit Organigramm auf deren Website sieht interessant aus und ich feiere Donald Draper in der Kreation :D #madmen
Zeiterfassung per App halte ich persönlich für ein Berater/GF Gimmick aber nicht wirklich nützlich (meine persönliche Meinung als Projektmanager mit Kundenworkshops/Kontakt), unsere Entwickler würden es nicht nutzen, weil die Zeiterfassung über das Ticketsystem per Schnittstelle ins ERP geht.
Sehr gut finde ich die REST API sowie Jira Integration (da hätte mich interessiert, wie die bei der Stundenerfassung aussieht – wir stellen gerade auf JIRA um und ich bin extrem unglücklich darüber, wie die Stundenerfassung in JIRA aufgesetzt wurde). Überleitung zur Buchhaltung findet vermutlich ebenfalls über die Schnittstelle statt.
Automatische Zeiterfassung ist ein nettes Feature, das kann easyJOB auch und nutzen wir bei Urlauben die als Termin gepflegt werden ;)
Unterm Strich glaube ich aber, dass wir uns auf Grund des Preises nicht für hellohq.io entschieden hätten. Bei unserer Größe (40+ Mitarbeiter) und Anforderungen hätten wir mindestens die Pro Version benötigt und dann über 10.000 EUR Softwarekosten pro Jahr. Bei easyJOB hat man zwar höhere Anschaffungskosten, die laufende Wartung ist aber wesentlich günstiger, und man plant ja nicht, das ERP-System alle paar Jahre zu tauschen.
Wenn ihr in einer ähnlichen Situation seid wie wir, würde mich interessieren, ob ihr euch letzten endes für helloiq entscheidet und wenn ja, warum.
LG
David
Teil 3 ist übrigens hier erschienen: https://www.limesoda.com/blog/implementierung-von-easyjob-agentursoftware-teil-3/
Hallo,
der Beitrag ist ja jetzt doch schon etwas in die Jahre gekommen, aber nach wie vor hochinteressant. Danke für die Tipps, wir haben uns die Lösungen angesehen und haben aus der Liste easyJOB mit in die Auswahl aufgenommen. Kandidat 2 ist Kawiso (www.kawiso.de).
Wobei easyJOB’s Preispolitik aus unserer Sicht ein sehr negativer Aspekt ist, ein zusätzlicher Wartungsvertrag für regelmäßige Updates und dazu eine absolut undurchsichtige Preisliste? Da muss man schon sagen ist Kawiso doch wesentlich offener. Dann wiederum ist Kawiso noch sehr jung, was man positiv und negativ sehen kann. Positiv im Sinne der Entwicklungs- und Update-Frequenz, negativ im Sinne von Bugs und fehlenden Features. Da würde mich interessieren: Habt ihr euch Kawiso mal angesehen? Und wenn ja was war der Punkt an dem es aussortiert wurde?
Und wo bleibt Teil 3? Wir würden uns wirklich dafür interessieren, wie die Anbindung lief.
Beste Grüße
Roland
Hallo Roland,
die undurchsichtige Preisliste bei easyJOB kann ich nicht bestätigen. Auf Anfrage erhält man vollen Einblick, das System ist stark modular aufgebaut, wodurch man mit der entsprechenden Beratung dann tatsächlich auch nur das kauft, was man benötigt. Ich habe einen kurzen Blick auf die Kawiso Preisliste geworfen und es sieht für mich so aus, als ob nur eine Cloud-Lösung angeboten wird. Das kommt für uns nicht in Frage, soweit ich weiß gibt es aber auch für easyJOB eine Cloudlösung, bei der man eine einfache monatliche Pauschale pro User ohne extra Kosten bezahlt.
In der Vorselektion bin ich nicht auf Kawiso gestoßen. Es wäre aber wie gesagt nicht weiter berücksichtigt worden, da wir eine Kaufvariante bevorzugen. Eine Schnittstelle so wie wir sie benötigen gibt es soweit ich ad hoc lesen konnte anscheinend auch nicht.
Ich kann mir aber vorstellen, das eine Lösung wie Kawiso für kleinere Agenturen mit einfachen Prozessen durchaus eine kostengünstige Alternative darstellt!
Teil 3 ist quasi fast schon fertig, das Tagesgeschäft hält mich vom Feinschliff ab. Falls detaillierte Fragen auftauchen gerne auch direkt per Mail ;)
LG
David
Moin Moin! Wir haben mit Deals & Projects eine design-orientierte Agentursoftware am Start, die speziell für kleine bis mittelständige Werbeagenturen entwickelt wurde und euch jede Menge lästiger Arbeit spart! Als Agenturmitarbeiter ist das Arbeitsleben schließlich anstrengend genug, da sind wiederholende Aufgaben bei Angeboten & Projekten doch einfach nur zusätzliche Last…
Wir bieten daher eine vollwertige Integration vom ersten Angebot bis zum fertigen Projekt mit automatisierten Abläufen. Unser Ziel: Wir wollen dir als Agenturmitarbeiter wertvolle Lebenszeit zurückgeben. Spiel lieber mit den Kids oder zieh mit deinen Kollegen um die Häuser. Den viele Angebots- und Projektabläufe erledigt in Zukunft Deals & Projects für euch! Das Tool lässt sich 100% intuitiv bedienen, einfach weil wir es lieben mit moderner und übersichtlicher Software zu arbeiten.
Also, probiere es einfach mal kostenfrei aus und erfahre wie geile Agentursoftware heutzutage funktioniert!
Beste Grüße, Christoph
Hallo, habe gerade hier nochmal die vielen Fragen zu Agentursoftware gelesen und auch den Kommentar von Felix, der schrieb „Finde es total gut, wenn jemand den Markt der Agentursoftware aufbröselt“. Ich komme vom Agentursoftware-Guide und frage mich gerade, was wir noch besser machen können, um diesem Wunsch gerecht zu werden. Bin für alle Kommentare, Ideen, Anmerkungen dankbar!
Ich kann nur eindringlich und nachhaltig vor ProAd Sky und der Firma ProAd Software waren. Wir haben leider sehr schlechte Erfahrung mit dieser Agentursoftware und dem Hersteller gemacht und dabei viel Geld verbrannt: Die Software ist voller Bugs – teilweise richtige Böcke. Z.B. ließen sich Kundennamen mit Apostroph an manchen Stellen im System nicht speichern. Nach Updates haben wir uns regelmäßig gefragt, ob die Software bei ProAd überhaupt getestet wird. Generell ist der Service sehr schlecht: Reaktionszeiten sind lang, man muss mit dem Support lange diskutieren, bis Bugs als solche akzeptiert und in das interne Ticketsystem aufgenommen werden. Ein beim Kauf vor zwei Jahren bezahltes Programmmodul hat ProAd bis heute nicht zum Laufen gebracht. Wir wurden immer wieder auf das nächste Update vertröstet.
Den Vogel abgeschossen hat ProAd Software aber mit dem Versionssprung von ProAd Sky 4.x auf ProAd 5: Obwohl man einen monatlichen „Softwareentwicklungsbeitrag“ bezahlt, sollten wir pro Nutzer nochmal knapp 100.- EUR bezahlen, da ProAd 5 eine neue Version des Frameworks „Omnis“ verwendet. Der Hauptversionssprung wurde von ProAd aber als „normale Weiterentwicklung“ verkauft. Somit wurde auch die Pflege des 4er Zweigs sofort eingestellt. D.h., der Kunde zahlt entweder die zusätzlichen Lizenzgebühren und steigt um auf ProAd 5 oder er lebt mit den Fehlern der Version 4.x bis ans Ende seiner Tage. Wir haben ProAd Software mittlerweile gekündigt.
Hallo Herr Hahn. Darf ich fragen, auf welche Lösung Sie dann gewechselt sind bzw. wechseln? Wir überlegen gerade einen Wechsel weg von Easyjob. Unsere Favoriten sind Quojob oder ProAd. HQ haben wir uns ebenfalls angeschaut.
Hallo Christoph.
Wir sind im Augenblick noch auf der Suche nach einer neuen Agentursoftware und haben daher leider noch keinen klaren Favoriten. Die „Kommunikation“ mit dem ProAd Hersteller in den vergangenen Wochen hat uns aber unsere Wechselentscheidung nicht bereuen lassen. HelloHQ sah für uns auf den ersten Blick aber nach einer ganz guten Alternative aus.
Freundlich grüßt, J.Hahn
Haben Sie sich nun für HelloHQ entschieden und haben Sie eventuell schon ein Zwischenfazit? Am dritten Teil der Artikelreihe wäre ich auch hochgradig interessiert
Wäre auch an der Fortsetzung interessiert. ) Ist ja ein spannendes Thema :D
Hallo, wir sind die Macher hinter https://mrmules.com/ und bieten ein neues Online Tool für die Ressourcenplanung von kleinen und großen Teams. Zu den Hauptfunktionen zählt die Buchung von festen Mitarbeitern, Teilzeitkräften sowie Freelancer auf Projekten. Hinzu kommen nützliche Filter für z.B. Teams um Ressourceneinsatz und -auslastung schnell und exakt zu planen.
Ihr könnt mr.mules kostenfrei testen auf https://mrmules.com/signup/
Gibt es denn mittlerweile einen Teil 3? Wir sind jetzt seit fast 4 Jahren bei Revolver und werden jetzt wahrscheinlich weggehen, da es in den letzten Jahren keine Weiterentwicklung gab und die fehlende Webapplikation ein absolutes Nogo ist.
Hallo Philipp,
Teil 3 schulde ich noch – habe mir vorgenommen einen Jahresrückblick zu verfassen, wenn sich das Geschäft ein bisschen beruhigt hat. Vorneweg: wir sind mit dem Integrationsgrad noch nicht dort wo wir hinwollen, aber auf einem sehr guten Weg und haben die Entscheidung für easyJOB bisher nicht bereut. Die Abrechnung in Kombination mit unserem Ticket-System und die Stundenerfassung funktionieren perfekt und haben uns das Leben im Projektmanagement um einiges leichter gemacht :)
Vielen Dank für diese Kriterien. Mir fällt es schwer ich für Agentursoftware zu enscheiden. Ich habe zum Beispiel diese Seite gefunden. http://www.dto.de/
Finde es total gut, wenn jemand den Markt der Agentursoftware aufbröselt. Wir beschäftigen uns in unserer kleinen Agentur gerade mit http://www.agenturbo.de – Ist allerdings nicht in der Betrachtung drin. Da wäre es hilfreich eure Wunschliste zu sehen, um auch für uns vllt. mögliche Zusatzfeature auf dem Zettel zu haben und bei unserer Suche anzuwenden.
Hallo Felix,
wir hatten in dem Sinne keine Wunschliste sondern aus dem vorangegangenen Versuch der Eigenentwicklung eine Defintion von Userstories, die ich wie eine Checkliste durchgegangen bin. Die groben Anforderungs-Eckpunkte, auf die wir geachtet haben, habe ich im ersten Teil aufgelistet: https://blog.limesoda.com/2015/03/die-kunst-sich-selbst-zu-organisieren-agentursoftware-teil-1/
Und wie lief es mit der Implementierung? Bin gespannt auf Teil 3. , denn haben mit dem Thema bei http://www.mocoapp.com (URL auf wunsch bearbeitet) auch zu tun. Wir lernen immer gerne dazu und fügen Deinem letzten Satz „(…) bewusst reduzierter Funktionsumfang, um die Einstiegshürden möglichst klein zu halten.“ hinzu:
Zusätzlich setzen wir auf einen bewusst reduzierten Funktionsumfang, um nach dem Einstieg die Arbeit und die Abläufe ANGENEHM und einfach zu halten. :)
@netscout:
Es wäre toll, wenn es vom Artikel mal ein Update gäbe zum verlinkten Artikel von 2011 :)
So, drei Monate sind wieder vorbei
Jetzt wärs an der Zeit für Teil drei.
Ist in Arbeit, da die Implementierung aber noch andauert (wir sind da sehr anspruchsvoll), kann ich noch keinen Zwischenstand liefern :)
Danke dir für die Informationen!
Freue mich schon aufs weitere :)
Juhu, die Fortsetzung! Jetzt bin ich gespannt auf Teil 3 =)
Danke für den Hinweis auf Netscout. Was mich noch interessieren würde. Habt ihr http://www.teambox.at/ auch angeschaut? Ist ja sogar Wiener Software. Wenn ja, weshalb nicht in der Endauswahl?
Haben wir. Teambox hat es (bezugnehmend auf unsere Auswahlkriterien) aus 3 Gründen nach dem Screening nicht in die Endauswahl geschafft:
1) Informationsgehalt auf der Website: Die Funktionen waren nicht so ausführlich wie bei den Finalisten beschrieben. Es gibt zum Beispiel keine Hinweise auf Schnittstellen zu Issue-Trackern oder Buchhaltungsüberleitungen.
2) Funktionsvielfalt: Die „Basics“ sind lt. Infos der Website abgedeckt, allerdings fehlte uns ein bisschen eine Art von „Killerfeature“.
3) Referenzen: Als wir uns im Umfeld umgehört haben, fielen 3 Namen: Troi, easyJOB und Revolver.
Mein persönlicher Eindruck:
bewusst reduzierter Funktionsumfang, um die Einstiegshürden möglichst klein zu halten.