Die Qual der Wahl – Agentursoftware – Teil 2

Während ich in Teil 1 darüber berichtet habe, wie wir trotz hervorragender Entwicklungskompetenzen zur Entscheidung für den Einsatz einer ERP-Lösung eines Drittanbieters gelangt sind, widmet sich dieser Beitrag der Suche, Eingrenzung, dem Vergleich und letztendlich der Entscheidung für einen der ausgewählten Anbieter.

Sucht man bei Google nach logischen Begriffen wie „Agentursoftware„, bekommt man recht schnell eine mehr oder weniger vollständige Auswahl verschiedener Anbieter im deutschsprachigen Raum. Einen ersten guten Zugang bieten hier Links von Netscout.ch oder Agentursoftware-Guide.de. Liest man sich darauf folgend die ersten Programmbeschreibungen auf der Website des Anbieters durch, bekommt man zwar einen guten ersten Eindruck, eine Entscheidung ist an dieser Stelle jedoch noch nicht möglich. Auch eine Suche nach Erfahrungsberichten erweist sich als nicht zufriedenstellend, da die „aktuellsten“ Suchergebnisse zu diesem Thema aus dem Jahr 2012 stammen. Nachdem wir eine Menge Fragen zu technischen Details für die Abbildung unserer Prozesse hatten, war für uns klar, dass wir eine Produktpräsentation von ausgewählten Anbietern bevorzugen würden.

Da wir nicht ewig Zeit mit dem Vergleich aller Anbieter verbringen wollten, entschlossen wir uns dazu, nach einem oberflächlichen Screening drei Anbieter bezüglich einer detaillierten Produktpräsentation zu kontaktieren. Ausschlaggebend für die Auswahl waren 4 Punkte:

1. Beständigkeit des Anbieters: Wie lange agiert er am Markt, macht es den Eindruck als ob die ERP-Software noch viele Jahre mit Updates und Erweiterungen weiterentwickelt wird
2. Informationsgehalt der Website: Wieviel Information gibt der Anbieter auf seiner Website preis. Die Kosten sind hier gar nicht so wichtig, vielmehr geht es um Punkt 3, nämlich…
3. Funktionsvielfalt: Beschreibt der Anbieter explizit Funktionen, die wir auf unserer Wunschliste haben und spiegelt der Ablauf in der Software unsere Prozesse wieder?
4. Referenzen: Die Werbebranche ist klein, man kennt sich, man redet miteinander. Insofern haben wir uns im Umfeld umgehört bzw. uns die Referenzen der Anbieter angesehen und so die folgenden drei Anbieter für eine nähere Betrachtung ausgewählt.

easyJOB ist wie Proad ebenfalls mit über 25 Jahren ein äußerst beständiger Entwickler am Markt. Mit meiner beruflichen Vergangenheit hatte ich zu Beginn meiner Recherche zumindest einen groben Überblick dessen, was man sich von dieser Agentursoftware erwarten kann, weshalb wir es uns für unsere Zwecke ebenfalls genauer angesehen haben.

• Konzept: Verfolgt ein Konzept, dass stark auf den Einsatz mehrerer Fenster setzt. Wenn man nicht aufpasst, kann darunter wie beim Surfen im Web die Übersicht leiden.
• Design: Inhalte werden ebenfalls pragmatisch und überwiegend tabellarisch dargestellt. Fokus liegt klar auf Funktion vor Design.
• Usability: Anfänger können sich von der Funktionalität erschlagen fühlen, sofern nicht benötigte Bereiche nicht ausgeblendet werden. Mit zunehmender Einarbeitung lernt man die Fülle an Detailfeatures zu schätzen.
• Stärken: Ist flexibel genug, um sehr komplexe Workflows mit relativ geringer „Reibungshitze“ abbilden zu können und bietet eine gute E-Mail Integration samt Dokumentenerwaltung. Als österreichische Agentur ist zudem die lokale Nähe des Entwicklers ein Vorteil.
• Schwächen: Auf Grund des Usability Konzepts zum Teil kompliziert in der Bedienung. Usability ist an einigen Stellen klar schwächer als beim Konkurrenten. Das Multi-Window-Konzept polarisiert zudem.

Troi schied im Vergleich zu den beiden Anbietern relativ früh aus, da es für unsere Anforderungen zu unterdimensioniert wirkt. Zwar werden bis auf den Issue-Manager für alle Funktionen eine Lösung geboten, jedoch würde uns das Usability Konzept zu Änderungen im Workflow zwingen, hier muten Proad und easyJOB flexibler an.

Beim Issue-Manager von Proad stellten wir im Lauf der Präsentation fest, dass das Feature funktional noch nicht ausgereift genug ist, um ein etabliertes Ticket System zu ersetzen, weshalb das Argument für Proad als All-in-one Anbieter wegfiel. Außerdem war für uns das Festhalten am Konzept ohne Deeplinks und die in der Datenbank integrierte Dokumentenstruktur ebenfalls nicht die optimalste Lösung.

easyJOB selbst überzeugte hier letzten Endes mit seiner  Offenheit und Flexibilität. Flexibilität, die es uns ermöglicht, viele Workflows ohne nennenswerte Umstellungen beibehalten zu können. Und Offenheit in Form einer SOAP-Schnittstelle, womit wir uns auf Basis einer bereitgestellten Dokumentation eine eigene Überleitung von Mantis nach easyJOB entwickeln können und so steuern, nach welchen Regeln Stunden, Projekte und Leistungen von easyJOB nach Mantis und retour zusammengeführt und für die Abrechnung vorbereitet werden können.

Wie geht es nun weiter? Nachdem wir uns nun für einen Anbieter entschieden haben, steht als nächstes die Implementierung, beginnend mit der Übernahme der Stammdaten und dem Grundsetup an. Insofern werde ich bei Gelegenheit in meinem nächsten Beitrag einige unserer Erfahrungen bei der Implementierung, insbesondere bei der Anbindung mit unserem Issue-Management System „Mantis“ im Detail vorstellen.

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