Digitale Transformation im Segelsport

Zum Beginn unserer Zusammenarbeit gab es schon eine einfache, digitalisierte Mitgliederverwaltung. Andere Bereiche wie Führerschein- oder Regattawesen liefen noch per händisch ausgefüllten Formularen, Fax und Aktenbergen. Die Mitgliederverwaltung lief auf einem lokalen Server. Hier konnten gleichzeitig mehrere Personen zugreifen, auch außerhalb der Büroräume. Auf parallele Verarbeitung war das System nicht ausgelegt und es kam immer wieder zu Datenproblemen. Außerdem litt sie an der klassischen Herausforderung des wachsenden Datenbestandes und der sukzessiven Erweiterung um neue Funktionen. Vernetzung mit Mitgliedsvereinen oder der noch sehr einfachen Verbandswebsite gab es keine. Zielsetzung war die komplette Erneuerung der Datenbank auf ein internetbasiertes, flexibles System plus Datenmigration des Bestandes. Über das System musste auch der Druck der Mitgliedsausweise und Yachtzertifikate abgewickelt werden. Zusammen mit Segel- und Datenbankspezialisten Mag. Peter Czajka begann die Konzeptionsarbeit für die digitale Transformation. Die Zusammenarbeit zwischen LIMESODA und dem Segelverband sollte künftig neben der Mitgliederverwaltung noch viele weitere Module und den gesamten Webauftritt des Segelverbands umfassen.

Eine besondere Herausforderung bei Digitalisierungsprojekten ist die Einbindung aller Stakeholder. Handelt es sich dabei um einen Verband, also die Dachorganisation vieler Vereine, ist deren Anzahl groß. Besonders, wenn die Organisation schon seit Jahrzehnten erfolgreich tätig ist. Neben den Interessen der einfachen Mitglieder zählten daher auch die Funktionärinnen und Funktionäre des Verbandes, der Mitgliedsvereine, der Landesverbände, der Klassenorganisationen, des Spitzensports sowie alle Beteiligten im Führerscheinwesen und natürlich die Angestellten im OeSV-Office zum Adressatenkreis. Durch Befragungen und Workshops flossen die Wünsche aller in die Konzeption ein. Eine wichtige Gemeinsamkeit war bei allen der Wille und die Bereitschaft für Veränderung.

In diesem jahrzehntelang laufenden Projekt gibt es laufend kleinere und größere Meilensteine, die wir gemeinsam mit unserem Kunden erreichen. Hier folgen einige Beispiele im Detail.

Im Jahr 2020 erarbeitete der Verband rund um Generalsekretär Stefan Glanz-Michaelis eine Roadmap mit zahlreichen Arbeitsblöcken für die nächsten Jahre. Im Vordergrund stand dabei die User Experience (UX): Schon die anfängliche Nutzung, sowohl durch sportlich Aktive als auch durch verschiedene Stakeholder im organisierten Segelsport, brachte eine Vielzahl an Vorschlägen zur Weiterentwicklung der Lösung. Das Projekt entwickelte eine produktive Eigendynamik und profitierte von den Vorschlägen aus der Community.

Vorrangige Ziele des Projekts OeSV-Digital sind die Bereitstellung von Service-Leistungen für Mitglieder, die Kommunikation von Neuerungen und die Vereinfachung von Prozessen. Immerhin erfolgte der Austausch von Dokumenten vor ein paar Jahren noch vorwiegend über Fax. Auch der mittlerweile gerne genutzte E-Mail-Verkehr hat seine Tücken. Zukünftig wird diese Kommunikation durch standardisierte und leicht zugängliche Prozesse vereinfacht, verbessert und beschleunigt. Immer größere Anforderungen und neue und zusätzliche Themenfelder sollen im administrativen Bereich mit stabilem Personaleinsatz bedient werden können.

Die wesentlichen Schritte, wie der Zugang zur digitalen Mitgliedskarte, der Lizenzübersicht für jedes Mitglied, das Portal für den Datenaustausch zwischen den Segelvereinen und weitere fünf Portale für Fachgremien sind bereits entwickelt, veröffentlicht und ausgiebig in Verwendung. Danach folgte das Online-Meldesystem für Wettkämpfe und andere Veranstaltungen. Damit nahm der OeSV den Mitgliedsvereinen auch die komplexe Entwicklung solcher Systeme oder umständliche Versendung und Bearbeitung von Daten ab.

OeSV-Digital als webbasierte Regattasoftware, die von der Meldung über die Registrierung vor Ort bis zur Auswertung und Ergebnisanzeige alles erledigt, ermöglicht den Vereinen und Veranstaltern, sich verstärkt auf die individuelle Präsentation ihres Vereines und ihrer Veranstaltung zu konzentrieren. Zudem können OeSV-Mitglieder in OeSV-Digital auch ihre Yachten eintragen und dort die Bootslizenzen und Versicherungsdaten – die für jede Regattateilnahme Voraussetzung sind – hinterlegen. Was die Nennung und Teilnahme an Wettfahrten wesentlich erleichtert.

Der Webauftritt des Segelverbands zielt auf die Bedürfnisse vieler Zielgruppen. Zum einen zeigt die Seite die volle Bandbreite der Verbandsarbeit. Vom Breiten- bis zum Spitzensport und von den Verbandsaufgaben in vielen Gremien bis zum Führerscheinwesen für Hochsee- und Binnenschifffahrt. Extrem wichtig ist auch die Vermittlung des Spaßes und der großen Emotionen, die Sportarten wie Segeln, Windsurfen, Kiten und Wingen bieten. Ebenso im Nachwuchsbereich, wie bei Hobbysportlern oder Weltklasse-Athletinnen bei hochrangigen Bewerben auf der ganzen Welt. 

Durch die tiefe Integration mit der Verbandsverwaltung und OeSV Digital profitiert die Website von stets aktuellen Daten und kann im Servicebereich leicht gewartet werden. Es bleibt mehr Zeit für die Präsentation des Sports in Text, Bild und Videos. Letzteres passiert vor allem auf der sportartübergreifenden Plattform „Alles Wind“.

55 % aller OeSV-Mitglieder nutzen 2025 die Lösung. Angesichts der Tatsache, dass rund ein Viertel der Mitglieder nicht digital erreichbar sind, erfreute sich das Produkt also in kürzester Zeit großer Beliebtheit. Kein Wunder: Die Abläufe sind wesentlich strukturierter gestaltet. Das Lizenz- und Anmeldewesen wurde vereinfacht, harmonisiert und ist nun für den User viel übersichtlicher. Vor allem für den Wettkampfsport bedeutet OeSV-Digital einen wesentlichen Fortschritt. Immerhin werden von den OeSV-Verbandsvereinen jährlich rund 500 Regatta- und andere Veranstaltungen durchgeführt. 

Die neu abgebildeten Prozesse erleichtern durch die Verknüpfung von verschiedenen Systemen und Reduzierung von Verwaltungsaufwand sowohl Veranstaltern als auch Wassersportlerinnen und -sportlern das Melden, Abwickeln sowie das Berechnen und unmittelbare Veröffentlichen von Ergebnissen, Trainings und Ausbildungen. To be continued!