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Wissensmanagement bei LimeSoda: Ich weiß, ich weiß, was du nicht weißt…

Online Marketing, Social Media, E-Commerce, TYPO3,…wir decken ein breites Aufgabengebiet ab, auf dem wir außerdem laufend mit Neuerungen, Änderungen und Erweiterungen konfrontiert sind.

Um dabei effizient und mit stetiger Qualität am Ball bleiben zu können, ist es entscheidend, einmal erworbenes Wissen und Erfahrungen innerhalb des Teams auszutauschen – sodass nicht jeder das Rad wieder ganz von vorne erfinden muss.

Doch wie schafft man es, die passenden Informationen zur richtigen Zeit der Person bereitzustellen, die sie braucht (ohne alle anderen mit einer für sie irrelevanten Informationsflut zu überrollen)?
Da das Thema Wissensmanagement branchenübergreifende Gültigkeit hat, werdet ihr die Antwort wahrscheinlich schon kennen: Das ist gar nicht mal so einfach.

Ich möchte euch heute unseren aktuellen Ansatz (und dessen Entstehungsgeschichte) dazu vorstellen. Dieser ist nicht als der Weisheit letzter Schluss zu verstehen, sondern als der Weg, der sich bei uns empirisch erprobt als der beste herausgestellt hat:

Zu Beginn (genauer gesagt als ich 2005 zu LimeSoda gestoßen bin) war’s recht einfach und überschaubar: Wir alle saßen auf wenigen Quadratmetern zusammen, jeder bekam – egal, ob gewollt oder nicht – mehr oder weniger mit, womit sich der Kollege (damals waren’s wirklich nur Kollegen ;-) gerade beschäftigt, was ihn ärgert und wie er seine Aufgabe löst. Der Wissensaustausch erfolgte laufend, ungefiltert und unbürokratisch. Was leider auch bewirkte, dass wir manchmal mit einem „Das hatten wir ja schon mal, wie war das nochmals?“-Gefühl vor dem Bildschirm saßen, ohne das bereits erworbene Wissen wieder abrufen zu können (meist wenige Minuten später gefolgt von dem „Aaaaah, so war’s.“-Effekt).

Wir wurden mehr und größer, aus den 2 Zimmern wurden 2 Stockwerke mit vielen Zimmern. Auch wenn die Distanzen nach wie vor überschaubar waren, konnten wir uns nicht mehr auf die alte Strategie verlassen – eine neue Lösung musste her.

Die LimeAcademies sind geboren – freiwillige, interne Fortbildungsveranstaltungen von ca. 1-2 Stunden Dauer, in denen ein Mitarbeiter zu seinem Fachgebiet referiert. Einmal organisiert finden die Schulungen sehr guten Anklang.
Doch sie haben auch ihren Haken: Die Terminfindung ist schwierig, manchmal müssen die Veranstaltungen kurzfristig abgesagt werden, weil die Zeit zur Vorbereitung oder zur Teilnahme wegen Termindrucks fehlt. Wird nicht gleich ein Folgetermin fixiert, geraten die Schulungen im Arbeitsalltag außerdem schnell mal ins Hintertreffen.

Wir brauchen also (zusätzlich) eine spontane Lösung, die die Bereitstellung von Informationen unabhängig von den zeitlichen Ressourcen der KollegInnen erlaubt.
Ein internes Forum scheint uns ein geeigneter Ansatz dafür. Schnell zeigt sich aber, dass die Bereitschaft, sich mit einem weiteren Tool zu beschäftigen, begrenzt ist und die Idee wird verworfen.

Stattdessen gibt es nun eine geschlossene Facebook-Gruppe, in der jeder interessante Artikel und Wissenswertes rasch und unkompliziert posten kann. Da sich die allermeisten von uns sowieso auf dieser Plattform bewegen und den Umgang damit kennen, ist die Akzeptanz dafür deutlich höher.

Da ein kurzes Posting aber oft nicht ausreicht, gibt es ergänzend dazu unsere Library – ein intern zugängliches Netzwerklaufwerk, in dem Vorlagen, Bibliotheken, Dokumentationen, Handbücher, Whitepaper, und und und in Dateiform strukturiert zur Verfügung gestellt sind. Doch selbst die beste Struktur hilft nicht darüber hinweg, dass die Inhalte der verschiedenen Dateien nicht gesammelt durchsuchbar sind.

Wir brauchen also ein Tool, das

  1. Informationen größeren Umfangs permanent strukturiert verwalten kann
  2. Informationen einfach durchsuchbar macht
  3. einfach bedient werden kann und
  4. wir idealerweise schon in Verwendung haben

Diese 4 Punkte haben uns zu unserem Issue Tracker Mantis geführt.
Naja, Punkt 1 und 3 sind objektiv gesehen nicht unbedingt die Stärken dieses Tools. Bei Punkt 1 behelfen wir uns – sofern die rudimentären HTML-Formatierungsmöglichkeiten nicht ausreichen – damit, via Dateipfad auf Dokumente der Library zu verweisen. Und Punkt 3 wird durch Punkt 4 wettgemacht – wir haben uns das Tool ein bisschen für unsere Zwecke zurechtgebogen und wahrscheinlich auch zum Teil mit dessen Macken leben gelernt.
In der Praxis sieht das nun so aus, dass wir in einem Dummy-Projekt (= kein reales Projekt, sondern nur ein Sammelbecken für Issues) eine Issue anlegen, in der eine bestimmte Problematik sowie dessen Lösung schematisch beschrieben wird.
Zu Beginn eines realen Projekts werden diese Vorlagen dann – sofern sie in diesem Fall eine Relevanz haben – dorthin kopiert. Erstellt jemand ein neues Issue, wird dieses außerdem zu den davon betroffenen, laufenden Projekten übertragen.
Diese Vorgehensweise hat außerdem den Vorteil, dass sich der Verantwortliche darum kümmern muss, es also nicht vergessen/übersehen kann.

Zu guter Letzt haben wir auch eine einfache Möglichkeit dafür gefunden, mal in die Runde zu fragen ohne dafür durchs ganze Haus laufen zu müssen: In Skype (das wir sowieso schon jahrelang zur internen Kommunikation verwenden) haben wir zu jeder relevanten Fachrichtung eine Gruppendiskussion, in der themenrelevante Fragen gestellt werden können – falls jemand vergessen hat, dazu ein Dokument/Dummy-Issue zu erstellen ;-)

Unser Fazit:

  1. Wissen muss jederzeit, einfach und schnell publiziert werden können.
  2. Alle Informationen müssen an zentraler Stelle durchsuchbar sein.
  3. Neue Tools bergen die Gefahr, nicht akzeptiert zu werden. Daher so weit wie möglich die bestehenden Möglichkeiten ausschöpfen.
  4. Die optische Aufbereitung von Informationen ist wichtig.
  5. Direkte Kommunikation kann nicht ersetzt werden.

Wie sind eure Erfahrungen zu diesem Thema? Welche Hilfsmittel kommen bei euch zum Einsatz, welche Tools funktionieren für euch, welche nicht (und warum nicht)?

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